Pasaport vizesi almak isteyenlerin, seyahat edecekleri ülkenin resmi temsilciliklerine başvurması gerekmektedir. Bu işlemler genellikle büyükelçiliklerin veya konsoloslukların ilgili birimlerinde yapılmakta olup, bazı ülkelerde ek olarak fahri konsolosluklar ve belirli aracı kurumlar da vize başvurularını kabul etmektedir. Sürecin doğru şekilde yürütülmesi için gerekli belgelerin temin edilmesi ve başvuru aşamalarının dikkatle takip edilmesi önem taşır.
Pasaport vizesi işlemleri, gidilecek ülkenin büyükelçiliklerinin konsolosluk bölümlerinde, başkonsolosluklarda ve konsolosluklarda yapılır.
Ayrıca, bazı ülkelerin fahri konsoloslukları ve aracı kurumlar da vize başvurusu kabul edebilir.
Türkiye'de pasaport başvurusu ise il ve ilçe nüfus müdürlükleri ile dış temsilciliklerde (konsolosluklar ve büyükelçiliklerin konsolosluk şubeleri) gerçekleştirilir.